|
|
II.
MELLÉKLET
Kosztolányi István
PÁLYÁZATÍRÁS*
(részlet)
LÉPÉSEK A JÓ PÁLYÁZAT
FELÉ
A pályázat fõbb részei
1. |
Kísérõlevél |
2. |
A szöveges ismertetõ összefoglalója |
3. |
Bevezetés |
4. |
A probléma és a program részletes leírása |
5. |
Hosszú távú cél |
6. |
Rövid távú célkitûzések |
7. |
Módszerek |
8. |
Értékelés |
9. |
Költségvetés |
10. |
Korábbi és további támogatások |
11. |
Alátámasztó anyagok |
Ez a pályázat részeinek csak
általános összefoglalója. Az egyes támogatóknál
az információk sorrendje különbözõ lehet,
mert mindegyiknek megvan a saját megkívánt formátuma
(ehhez ideális esetben kitöltési útmutató is
tartozik). Gyakran kapunk pályázati ûrlapot, amely a pályázóra
és a tervezett tevékenységre vonatkozó egységesített
kérdéseket tartalmaz.
A támogató szempontjából kettõs oka van az
egységes pályázati ûrlapoknak és formátumnak.
Egyrészt biztosak szeretnének lenni abban, hogy a pályázó
beküld minden, a pályázat értékeléséhez
szükséges információt. Másrészt a pályázatokat
értékelõk számára sokkal egyszerûbb olyan
pályázatokat feldolgozni, ahol a hasonló tartalmú
részek a pályázatokban ugyanolyan sorrendben követik
egymást (feltéve, hogy a pályázók követték
a pályázati felhívás kérdéseit és/vagy
a kitöltési útmutatót). Ugyanakkor az is igaz, hogy
sok esetben a pályázati ûrlap a rajta található
kérdések és a válaszokra hagyott apró helyek
miatt alkalmatlan egy pályázat értelmes ismertetésére.
A pályázat külsõ megjelenése ugyanúgy
fontos, mint a tartalma. Ne "feketítsük" be például
a lapokat - a lapszélek, a sorközök és a megfelelõ
tördelés könnyebben olvashatóvá és ezáltal
könnyebben értékelhetõvé is teszik pályázatunkat.
Amint azt már említettük, a támogatásszerzés
a már meglévõ és leendõ támogatókkal
történõ kapcsolatépítésrõl szól
a pénz felmarkolása helyett. Ezt figyelembe véve egyértelmû,
hogy a pályázatot kiírók kér(d)éseinek
és útmutatásának követése az elsõ
lépés lehet részünkrõl a kapcsolatépítésben.
A pályázat ugyanakkor egy problémaleírás vagy
helyzetjelentés az adott támogató igényeire szabva.
Az adott támogató szemével tekintsünk terveinkre, majd
írjunk egy anyagot, ami alapján a támogató "befektethet".
Mindig tartsuk szem elõtt, hogy a pályázatokat elsõsorban
nem azért támogatják, mert a pályázó
szervezet támogatandó, hanem azért, mert valamilyen feladatot
el kell végezni és azt pont a mi szervezetünk fogja megtenni.
Ne írjunk oldalakat szervezetünk igényeirõ1.
Általában ne legyünk terjengõsek. Képzeljük
magunkat annak a pályázat értékelõnek a helyébe,
aki - komolyan véve feladatát és a pályázókat
- nekiáll elolvasni a beérkezett idõnként több
száz mindenki szívesen olvassa azt.
Hát akkor lássuk a pályázat részeit bõvebben.
l. Kísérõlevél
Ez értelemszerûen a pályázat
elején van. Tulajdonképpen tájékoztatja a pályázat
kiíróját, hogy melyik programra, határidõre,
témára stb. küldjük pályázatunkat.
2. A szöveges ismertetõ összefoglalója
A pályázatot értékelõknek
- fõleg, ha túl sok pályázat érkezett be vagy
az értékelés folyamatát úgy alakították
ki - nincs mindig elég idejük az összes pályázatot
részletesen elolvasni. Elolvassák a pályázati útmutató
által kért összefoglalót vagy ha ilyen nincsen, a pályázat
elejét, ezért itt összefoglalójának elkészítésére.
Nem biztos, hogy minden általunk fontosnak tartott pontot megtalálnak.
Ezért, ha pályázatunk leíró része 4
- 5 oldalnál hosszabb, készítsük el mi az összefoglalót.
Ez ne legyen fél oldalnál hosszabb. Gyakorlatilag az egész
pályázat vázlatát jelenti. Szervezetünk neve
megtalálható legyen az elsõ mondatok valamelyikében.
Az összefoglaló tartalmazza a megoldandó problémát,
az általunk ajánlott megoldást és a költségeket
(a teljes költséget és az adott pályázattal kért
részt is). Egy-két mondatot írjunk a következõkrõl:
szervezetünk megbízhatósága, a tevékenység
céljai és az alkalmazandó módszerek.
Ennek az értékelõknek szóló egy oldalas üzenetnek
elég érdekesnek kell lennie figyelmük és érdeklõdésük
felkeltésére.
3. Bevezetés
A bevezetés részletesen mutassa
be szervezetünket (küldetés, stratégia, történet,
felépítés, programok, eredmények stb.). Még
ha csatoltunk is egy rólunk szóló szórólapot
a pályázat végére, akkor is hasznos ezeket a pályázat
elején leírni. Bár nem mindig lehetséges, de próbáljuk
meg leírni, hogy a tervezett tevékenység(ek) eredményei
miként fogják erõsíteni szervezetünket.
A végén legyen egy-két átvezetõ mondat, ami
összeköti a bemutatást a megoldandó problémával.
4. A probléma és a program részletes
leírása
A megoldandó probléma vagy beindítandó
program ideális esetben kapcsolódik a pályázó
céljaihoz és eddigi tevékenységéhez. Az értékelõk
szemében erõsen csökkenhet a szervezet megbízhatósága,
ha a pályázatban ismertetett terv messze áll mûködési
területétõl.
Segít a bizalom építésében, ha a probléma
kezelhetõ méretû. Például, ha a szervezet nem
akarja az egész Földet megmenteni egy tevékenység keretében.
Annak érdekében, hogy a támogatók lássák
a probléma méretét és fontosságát, továbbá
a megoldására kialakítandó programot, a pályázatnak
ez a része tartalmazza a következõket: érthetõ
és emészthetõ adatok a probléma létének
bizonyítására; ha kell és/vagy lehetséges,
az illetékes hatóság véleménye a problémáról;
a leendõ kliensek igényeinek felmérése. A problémát
és a tevékenysége(ke)t a leendõ kliensek szempontjából
vagy a probléma megoldására összpontosítva ismertessük,
ne szervezetünkkel foglalkozzunk ebben a részben.
A probléma leírásának célja a támogató
meggyõzése arról, hogy az általunk választott
megoldás megalapozott és támogatandó. Vigyázzunk
és kerüljük el a túl sok zsargont. Itt nincs helye a tudományos
értekezésnek - a lehetõ legrövidebben foglaljuk össze
mondanivalónkat.
5. Hosszú távú cél
Ez az adott problémával kapcsolatos
"álmunk", aminek eléréséért dolgozunk.
Ennek a célnak lehetõleg logikusan kell következnie a probléma
elemzésébõl. Hosszú távon elérhetõnek
kell lennie szervezetünk számára.
6. Rövid távú célkitûzések
Ebben a részben vegyük számba
a pályázaton kapott támogatással elérhetõ
mérhetõ eredményeket. Ne keverjük össze ezeket
a célokat a módszerekkel. Elõbbiek a tevékenységek
elvégzésekor megvalósuló célok, míg
utóbbiak azok a tevékenységek, amiket a célok elérése
érdekében végeznünk kell.
E kettõ sajnos gyakran keveredik a pályázatokban. A módszer
maga válik a céllá, és az egész munka megkérdõjelezõdik
a támogató számára, mivel nem a korábban elemzett
probléma megoldására irányul. (Természetesen
itt is van néhány kivétel, például ahol pont
az új módszerek alkalmazhatóságának vizsgálata
a cél.)
Adjuk meg a határidõket (még akkor is, ha nem lehet pontosan
meghatározni azokat), kerüljük el a jól mutató,
de egyértelmûen teljesíthetetlen határidõket.
A feladatnak az is a része, hogy menetközben is értékelhetõvé
tegyük munkánkat, ne csak a végén értékeljünk.
Mindenképpen határozzunk meg a célok felé haladás
mérésére mérföldköveket.
Ez nagyon fontos a támogatók számára, akik szeretik
látni, éppen mivel foglalatoskodunk, hogyan haladunk elõre,
illetve miként, mikor és ki fogja befejezni a munkát.
7. Módszerek
Itt a célkitûzések eléréséhez
szükséges tevékenységeket és a használandó
módszereket soroljuk fel és indokoljuk. A pályázatokban
sajnos gyakran hiányzik a kapcsolat a felvázolt módszerek,
illetve a várt eredmények és kitûzött célok
között. Ennek hiánya sokat árthat a pályázat
megítélése során.
Állítsunk össze részletes munkatervet a célkitûzések
és módszerek alapján. Ez a terv tartalmazza az egyes tevékenységek
sorrendjét, idõ- és anyagszükségletét,
a résztvevõk számát és szakértelmét
stb.
8. Értékelés
Az értékelés módját
meghatározó részben az alábbi három kérdésre
adjunk választ:
- Megoldja az általunk elvégzett munka az eredetileg
meghatározott problémát?
- Elértük-e az általunk meghatározott
célokat?
- A terveknek megfelelõen haladnak-e az egyes tevékenységek?
Ezt a részt lehetõleg minden pályázatban
készítsük el, mivel mutatja az értékelõknek,
hogyan tudják majd õk maguk is nyomon követni az általuk
adott támogatás felhasználását. Az értékelés
nemcsak a munka végén fontos, hanem közben is, hiszen ez alapján
tudjuk módosítani a következõ lépéseket
és módszereket. Ezek a módosítások magától
értetõdõnek tûnhetnek nekünk, mert mi állítottuk
össze a tervet. De egyáltalán nem biztos, hogy azonnal érthetõek
a támogató számára. Ne lepjük meg õket
hirtelen, kívülrõl megalapozatlannak látszó változásokkal:
határozzuk meg elõre azokat a pontokat a munkánk során,
amikor értékelést végzünk és ha szükséges,
változtatunk eredeti terveinken.
Néhány esetben egy tevékenység kudarca szintén
"sikernek" könyvelhetõ el, hiszen értékes
tapasztalatokkal szolgál. Az ilyen kudarcok nem mindig a mi hibánkból
erednek. Hasznosak lehetnek számunkra, ha legközelebb hasonló
területen tervezünk valamit, illetve hasznosak a támogatók
számára is, amikor hasonló témakörben akarnak
valakit támogatni. Minél több információt kapnak
a támogatók az értékelés végén
sikereinkrõl vagy kudarcaink okairól, annál inkább
úgy érzik, hogy kapnak valamit a pénzükért.
Egyre több támogató látja szívesen, ha egy program
klienseit is bevonják az értékelésbe. Ha lehet, ezt
is tervezzük meg.
Ha nincs elõre megszabva a pályázati beszámolók
elkészítésének ideje és módja, ezeket
tervezzük és adjuk meg mi, hogy munkánk szempontjából
a legmegfelelõbb idõpontokban történjen a részjelentések
leadása.
9. Költségvetés
Ez a pályázatok egyik legfontosabb
része. Csak akkor megalapozott a költségvetés, ha végigmentünk
a tervezés minden lépésén. Csak tisztázott
célokkal, határidõkkel, módszerekkel stb. álljunk
neki költségvetést készíteni, különben
feleslegesen dolgozunk, mindig lesz valami hiányzó tétel.
Sok szervezet csinálja azt, hogy kinéz egy szép nagy összeget
(ami általában a legnagyobb pályázható összeg)
és "alárak" egy programot. A legtöbbször azonban
kilóg a lóláb.
A költségvetésnek ugyanazt kell mondania, mint a leíró
részeknek. A legszerencsésebb, ha szerkezete követi a munkaterv
szerkezetét, benne az egyes tevékenységeket és módszereket
is. Ezáltal az egyes költségvetési tételek könnyebben
igazolhatóak, ha szükséges adjunk rövid magyarázatot
a ködösebb tételeknek. Nagyobb technikai eszköz esetén
mellékeljünk egy árajánlatot is. Nem tanácsos
"Egyéb" vagy "Váratlan költségek"
tételeket hagyni a költségvetésben.
Minden szervezetnek van valamilyen saját forrása (önkéntes
munka, iroda, eszközök, felszerelések stb.). Ezeket és
minden más természetbeni vagy pénzbeni forrást jelöljünk
meg már meglévõ forrásként - ez általában
megerõsíti abban a támogatókat, hogy részletesen
átgondoltuk a szükséges forrásokat és több
lábon akarunk állni.
Általános hiba a költségvetésekben a programhoz
képest túl alacsony vagy túl magas a költségek.
Egyik sem jó megközelítés, mert azt is mutathatják,
hogy nem vagyunk valami jó tervezõk, vagy valamit sumákolunk.
10. Korábbi és további
támogatások
Ha a program már régóta fut,
hogyan fedeztük a költségeinket eddig? Miért kell most
pályáznunk? Ha a program új, hogyan fogjuk hosszú
távon megoldani a források megszerzését? Minden lehetséges
forrást soroljunk fel: hazánk elég kis ország ahhoz,
hogy hamar kiderüljenek a turpisságok.
11. Alátámasztó anyagok
Ezek igazolhatják a leíró
részben található információkat, tudósíthatnak
sikereinkrõl, stb.:
- Támogatólevelek szakterületünk elismert
személyiségeitõl.
- A fõbb szakmai résztvevõk szakmai önéletrajza
hozzáértésük igazolásához.
- A döntéshozó-testület azon ülésének
a jegyzõkönyve, ahol a programot és a hozzá tartozó
pályázatot elfogadták. Néhány támogatónak
kellemetlen tapasztalatai vannak azzal, hogy egy személyben pályázott
valaki a szervezet nevében. Majd megkapván a támogatást,
azt teljesen másra költötte, miközben a szervezet több
tagja nem is tudott róla.
Minden olyan anyagot mellékeljünk,
amely segíthet az értékelõknek, de ne terheljük
túl a pályázatot bizonygató anyagokkal: nagyon furcsán
hat egy három oldalas hányaveti pályázat húsz
oldalnyi támogató anyaggal a "végén".
A
pályázat beadása
A pályázati anyag elkészültével
nem árt néhány napig pihentetni, majd újra elõvenni
és kijavítani azokat a hibákat, amiket korábban nem
vettünk észre. Az is jó módszer, ha odaadjuk valakinek,
aki nem vesz részt közvetlenül szervezetünk munkájában
- valószínûleg jó néhány hiányosságot
vagy nehezen érthetõ részt vesz majd észre, amik felett
mi bennfentesek átsiklunk.
Ha mód van rá, vigyük be személyesen a pályázatot,
és személyesen adjuk át a pályáztató
képviselõjének. Ilyenkor megkérhetjük, hogy nézze
át, minden szükséges rész benne van-e.
Ha elfogadják pályázatunkat és támogatást
kapunk, ne felejtsük el megköszönni azt. Ezt egyelõre a
pályázóknak csak egy töredéke teszi meg...
PÁLYÁZATÍRÁSI
ELLENÕRZÕ LISTA
Az elkészült pályázatot
nem kell feltétlenül - sõt a legtöbb esetben pont a pályáztató
által megadott formátum miatt nem is lehet - az alábbi fejezetcímekkel
és tördeléssel megírni. Ez a lista ilyenkor is alkalmazható
annak ellenõrzésére, hogy pályázatunk tartalmaz-e
minden fontos információt.
1. Kísérõlevél
- Pontosan jelzi, mely szervezet küldte a pályázatot
(illetve az együttmûködõ szervezeteket, ha közös
pályázatról van szó).
- Egyértelmûen leírja, hogy kinek, mit és
miért küldünk (pl. hivatkozás egy pályázati
kiírásra).
- Aláírta a programfelelõs vagy a szervezet
felelõs vezetõje.
2. A szöveges ismertetõ összefoglalója
- Nem hosszabb fél oldalnál.
- Meghatározza a megoldandó problémát
és annak a szervezet által ajánlott megoldását.
- Tartalmazza az összköltséget, illetve a támogatótól
az adott pályázatban kért összeget.
3. Bevezetés
- Részletesen ismerteti a szervezetet.
- Tartalmazza a szervezet eddigi fõbb sikereit és
eredményeit.
- Említést tesz a programok és tevékenységek
többi támogatójáról is.
- Felsorolja mindazokat a forrásokat, ahova ugyanezzel
a tevékenységgel pályázott a szervezet.
- A bevezetõ meggyõzõ a szervezet megbízhatóságával,
képességeivel és felelõs gazdálkodásával
kapcsolatban.
4. A probléma és a program részletes
leírása
- Egyértelmûen megfogalmazza a problémát.
- Megjelöli a probléma okait.
- Érzékelteti a probléma valódi
súlyát és elhanyagolásának esetleges következményeit.
- Megtudhatjuk belõle a probléma hatáskörzetét
és a közvetlenül, illetve közvetve érintettek számát.
- Tartalmaz pontos adatokat.
- Meghatározza, hogy az érintettek közül
kikkel foglalkozik a program.
- A részletes leírás meggyõzi az
olvasót, hogy a szervezet valóban átlátja a problémát.
5. Hosszú távú cél
- A hosszú távú cél logikusan következik
a probléma ismertetésébõl.
- A szervezet átfogó célját írja
le.
- Ennek a célnak az elérésekor a probléma
megszûnik vagy hatása lényegesen csökken.
- A szervezet által elérhetõ.
6. Rövid távú célkitûzések
- A célkitûzések logikusan kapcsolódnak
a hosszú távú cél valamely részéhez.
- Egyértelmûek és megfoghatók.
- Mindegyik eléréséért van felelõs
a szervezetben.
- Megtalálhatók a határidõk.
- Viszonylag egyértelmûen és áttekinthetõen
értékelhetõ, vajon elérte ezeket a célkitûzéseket
a szervezet.
- Elérhetõnek tûnnek az adott keretek között
és a rendelkezésre álló idõ alatt.
7. Módszerek
- A módszerek logikusan következnek a rövid
távú célkitûzésekbõl és a probléma
elemzésébõl.
- Leírja az egyes célkitûzések elérésének
módszereit.
- Ismerteti, hogy miért az adott módszert választotta
a szervezet a lehetségesek közül.
- Megadja a szükséges szakértõket,
szakterületeket, illetve a szakemberek feladatait.
- Megtalálható itt a tevékenységekhez
szükséges anyagok, eszközök és berendezések
listája.
- Megtudhatjuk belõle, hogy a célzott csoport
hogyan befolyásolhatja a program futását.
8. Értékelés
- Megadja a program sikerességének mérésére
alkalmas eszközöket és módszereket.
- Elválik egymástól az, amit folyamatosan
és az, amit csak a program végén értékel a
szervezet.
- Meghatározza az értékelést végzõk
körét és azt is, hogy a kapott eredményeket kik kapják
meg.
- Leírja, hogy a program által célzott
csoportot hogyan vonja be a szervezet az egész program értékelésébe.
9. Költségvetés
- A költségvetés közvetlenül kapcsolódik
a rövid távú célkitûzésekhez, továbbá
a program során használt módszerekhez és a tervezett
lépésekhez.
- Egyértelmû és könnyen áttekinthetõ.
- Minden költségvetési tétel alátámasztható
a pályázat alapján.
- Tartalmazza az összes elõre látható
költséget és az esetleges bevételeket a program idejére.
- Figyelembe veszi a természetbeni forrásokat
és adományokat is.
- Nincsen benne számolási hiba.
- Az árakhoz viszonyítva elfogadható.
10. Korábbi és további támogatások
- Ha a program már régebben fut, leírja,
hogy honnan származott a hozzá felhasznált támogatás.
- Leírja a program folyamatos jövõbeli mûködéséhez
szükséges pénzügyi forrásokat.
11. Alátámasztó anyagok
- A szervezet csatolt támogatóleveleket és
elismerõ írásokat.
- Megtalálható a fõbb résztvevõk
és szakértõk szakmai önéletrajza.
- Benne vannak további információs anyagok
is (újságcikkek, hírlevelek stb.).
- Lehetõség szerint megtalálható
a döntéshozó-testület azon ülésének
a jegyzõkönyve, ahol a programot és a hozzá tartozó
pályázatot elfogadták.
Mindezek, és a pályázatot
kiírók által (szerencsésebb esetben) kiadott részletes
kiírásban szereplõ szempontok figyelembevételével
ne kövessük el a következõ, gyakori hibákat:
- A formai követelmények figyelmen kívül
hagyása.
- A beadott pályázat nem illik a pályázatot
kiíró intézmény tevékenységi körébe.
- A pályázat szétfolyik vagy túl
rövid vagy kusza.
- A pályázatban a pályázó
mellébeszél, eltitkol valamit.
- A tevékenység céljának leírásában
általánosságok vannak, konkrétumok nélkül.
- A pályázó túl sokat markol, a
pályázat kivitelezhetetlennek látszik.
- A költségvetés nem reális. Pl. a
pályázat szövege szerint a szervezet szövegszerkesztésre
és tagnyilvántartásra szeretne számítógépet
vásárolni, viszont a költségvetésben a legújabb,
csúcsminõségû számítógép
árának megfelelõ összeg szerepel.
- A pályázatban a pályázó
kirekesztõ vagy kioktató hangnemben ír.
- A pályázó annak ellenére, hogy
tudna, mégsem mûködik együtt másokkal.
BEFEJEZÉSÜL
Végül hangsúlyozzuk, sajnos
nem létezik általános pályázatírási
módszer. A sikeres pályázat ismérvei nagymértékben
függnek többek között a szervezettõl, az anyagot összeállító
személytõl és a megcélzott forrástól
is. Reméljük, hogy e rövidre szabott útmutató elolvasása
után nagyobb sikerrel ragad mindenki tollat vagy esik a számítógép
billentyûzetének pályázatírási céllal.
|